Инструкция для Поставщика по использованию системы заказов

Помощь поставщику

В данном документе собрана информация, которая будет полезна поставщику при работе в системе Smart Satu.

Регистрация поставщика

Для доступа к системе Smart Satu поставщик должен пройти процедуру регистрации. Для этого на главной странице сайта http://smartsatu.com в блоке входа в систему необходимо нажать Создать аккаунт.

В появившейся форме регистрации необходимо указать:

1. Страну поставщика
2. Город поставщика
3. Контактное лицо для связи с менеджером Smart Satu
4. Наименование организации поставщика
5. Контактный телефон для связи с менеджером Smart Satu

Анимация процесса:

Работа с предложениями

Для того чтобы клиенты могли видеть ваши товары с актуальными ценами, в системе присутствует возможность загрузки общего для всех клиентов прайс-листа, а также загрузка индивидуального прайс-листа для каждого клиента.

Раздел Предложения предназначен для работы с предложениями поставщика и представлен в виде:

1. Блока управления предложениями
2. Реестра предложений поставщика

Создание предложений

Для того чтобы создать новое предложения вручную, необходимо нажать на кнопку Добавить предложение.

Далее, перейдя на страницу создания предложения, необходимо заполнить карточку данными:

1. Указать название предложения
2. Указать штрих-код предложения
3. Выбрать товар из каталога и привязать к нему предложение.
4. Указать статус предложения (Активный - предложения доступно для торговых точек, Неактивный - предложение не доступно для торговых точек)
5. Указать для какой торговой точки загружается прайс (персональный прайс-лист)
6. Указать цену для торговых точек с типом "Магазин"
7. Указать цену для торговых точек с типом "HoReCa"
8. Указать цену для торговых точек с типом "Рынок"
9. Указать до какой даты предложение будет активным

Подтвердить создание предложения.

Создание прайс-листа для импорта в систему из шаблона

Для того чтобы создать новый прайс-лист для импорта в систему, требуется скачать шаблон для наполнения его товарными позициями. Для этого необходимо нажать на кнопку Скачать.

Далее необходимо отредактировать скачанный .xls-файл и наполнить его только теми позициями, которые будут импортироваться в систему. При редактировании .xls-файла нужно соблюдать некоторые правила:

• Первая строка файла для импорта должна быть корректной и не подвергаться изменению
• Название и sku предложения должны быть обязательно заполнены
• У предложения должна быть заполнена хотя бы одна цена (Price 1, Price 2, Price 3)

Описание атрибутов xls-файла: Name - название товара

1. Sku - штрих-код товара
2. Manufacturer - производитель
3. Unit - единица измерения
4. Quantity - количество
5. Expires at - срок годности
6. Price 1 - цена для магазинов с типом магазин
7. Сервисная информация - цена для торговых точек с типом HoReCa
8. Сервисная информация - цена для торговых точек с типом рынок
9. Сервисная информация - цена 4 (не используется)
10. Сервисная информация - цена 5 (не используется)
11. Unique code - уникальный код в системе поставщика
12. Vat - налоговая ставка (%)
13. Нет информации о товаре - дополнительная информация для модераторов каталога
14. is available - доступность предложения
15. quantum - квант
16. status - статус предложения (0 - недоступно, 1 - доступно, null - доступно (по умолчанию)
17. цена без НДС
18. Min Quantity - минимальное количество товара для оформления заказа

Далее мы сохраняем файл и можем импортировать его в систему.

Импорт предложений в систему

В системе есть возможность импорта .xls-файла с несколькими предложениями. Для того чтобы выполнить импорт предложений, необходимо нажать на кнопку Импорт предложений.

Далее, в появившемся контекстном меню, необходимо:

1. Указать магазин, для которого будет загружен прайс-лист. В случае если загружается прайс-лист для всех торговых точек, а не для конкретного магазина, данное поле должно оставаться пустым.
2. Выбрать .xls-файл прайс-листа, который будет загружаться в систему
3. Указать требуется ли удаление старых предложений, при импорте новых
4. Подтверждение импорта прайс-листа в систему

Анимация процесса:

В разделе можно просмотреть данные:

• уникальный идентификатор импорта прайс-листа
• аккаунт пользователя, который производил загрузку прайс-листа
• статус загрузки прайс-листа
• количество загружаемых позиций предложений в прайс-листе
• дата и время загрузки прайс листа

Акции

Для создания новой акции под учетной записью поставщика необходимо перейти в раздел Предложения. Находясь в разделе, требуется нажать на кнопку Акции.

В разделе акций необходимо нажать кнопку Создать акцию.

Настройка параметров акции

Создание акции состоит из трех шагов:

1. Настройка акции
2. Выбор торговых точек
3. Проверка и подтверждение акции

Настройка акции

На первом шаге необходимо выбрать изображение для акции, которое будет видно пользователям системы.

Примечание!
Система автоматически генерирует изображение для акций со следующими настройками:
*Купи: товар в количестве [ххх] - Получи: товар со скидкой [yyy]
*Купи: товар в количестве [ххх] - Получи: скидку на бренд [yyy]
*Купи: товар на сумму [ххх] - Получи: товар со скидкой [yyy]
*Купи: товар на сумму [ххх] - Получи: товар в подарок в количестве [yyy]
*Купи: товар бренда в количестве [ххх] - Получи: скидку на бренд [yyy]
*Купи: товар бренда на сумму [ххх] - Получи: товар со скидкой [yyy]
*Купи: товар бренда на сумму [ххх] - Получи: товар в подарок в количестве [yyy]
Для шаблона используется текущее изображение карточки товара, для которого(ых) настраивается акция.

Далее необходимо заполнить общую информацию об акции:

1. Название акции
2. Дату начала акции
3. Дату окончания акции
4. Частоту обновления таймера акции
5. Описание акции

Автоматическое обновление таймера позволяет показать ТТ, что до окончания акции осталось несколько дней. При этом таймер будет автоматически обновлять значение на протяжении всего срока действия акции.

В системе есть возможность создания двух типов акций:

1. Купи Х - получи скидку** - в случае выполнения условий акции торговая точка получает скидку на товар, либо группу товаров.
2. Купи Х - получи бонусный товар** - в случае выполнения условий акции торговая точка получает бонусный товар, либо группу товаров

Купи Х - получи скидку

Для того чтобы создать акцию с получением скидки, требуется:

1. Выбрать необходимый тип акции.
2. Указать условия товар либо группу товаров, которые необходимо приобрести чтобы сработали условия акции
3. Указать товары либо группу товаров, на которые будет распространяться скидка в результате выполнения условий акции.

Для задания условий акции в конструкторе необходимо выбрать тип товара или товарной группы, а также условия И, ИЛИ:

1. Товар в категории - данный пункт означает, что условием акции будет являться любой товар из выбранной категории или нескольких категорий.
2. Товар - данный пункт означает, что условием акции будет являться любой товар или товары независимо от категории.
3. Товар бренда - данный пункта означает, что условием акции будет являться любой товар конкретного бренда или нескольких брендов.

Далее необходимо выбрать числовые величины в которых будет измеряться товар либо товарная группа:

1. На сумму - данный пункт означает, что товар или товарную группу необходимо набрать на определенную сумму.
2. В количестве - данный пункт означает, что товар или товарную группу необходимо набрать в определенном количестве.

Далее необходимо выбрать логический элемент условий акции И или Или.

Условие И используется для того, чтобы определить полный набор товаров/категорий/брендов, которые необходимо приобрести для выполнения условий акции. Например: купи молоко И кефир И сметану, чтобы получить скидку в 10% на хлеб.

После того как выбраны настройки для блока условий, необходимо добавить значения для выбранных на предыдущих этапах параметров. Для этого необходимо нажать Добавить условия и указать значения.

После того, как заполнены условия акции, требуется указать тип товара либо товарной группы, на которую будет распространяться скидка в случае выполнения условий акции:

1. Товар в категории - данный пункт означает, что условием акции будет являться любой товар из выбранной категории или нескольких категорий.
2. Товар - данный пункт означает, что условием акции будет являться любой товар или товары независимо от категории.
3. Товар бренда - данный пункта означает, что условием акции будет являться любой товар конкретного бренда или нескольких брендов.

Для данного типа акции доступны два значения типа числовой величины:

1. Товар по цене;
2. Скидка.

После того как выбраны настройки для блока получения, необходимо добавить значения для выбранных на предыдущих этапах параметров. Для этого необходимо нажать Добавить условия и указать значения.

Обратите внимание, что тип акции ПО ЦЕНЕ доступен только для конкретного Товара и не распространяется на Товар в категории или Товар бренда. Также скидка данная акция не может быть меньше либо равна 0 и превышать стоимость товара из блока Получи.

Купи Х - получи бонусный товар.

Для того чтобы создать акцию с получением бонусного товара, требуется:

1. Выбрать необходимый тип акции.
2. Указать условия товар либо группу товаров, которые необходимо приобрести чтобы сработали условия акции
3. Указать товары либо группу товаров, за которые будут выдаваться бонусные товары в результате выполнения условий акции.

Для задания условий акции в конструкторе необходимо выбрать тип товара или товарной группы, а также условие И, ИЛИ:

1. Товар в категории - данный пункт означает, что условием акции будет являться любой товар из выбранной категории или нескольких категорий.
2. Товар - данный пункт означает, что условием акции будет являться любой товар или товары независимо от категории.
3. Товар бренда - данный пункта означает, что условием акции будет являться любой товар конкретного бренда или нескольких брендов.

Условие "Или" используется для того, чтобы определить какой-либо товар/категорию/бренд из набора продуктов/категорий/брендов, которые необходимо приобрести для выполнения условий акции. Например: купи молоко "Или" кефир "Или" сметану, чтобы получить бонусный товар - хлеб.

Далее необходимо выбрать числовые величины, в которых будет измеряться товар либо товарная группа:

1. На сумму - данный пункт означает, что товар или товарную группу необходимо набрать на определенную сумму.
2. В количестве - данный пункт означает, что товар или товарную группу необходимо набрать в определенном количестве.

После того как выбраны настройки для блока условий, необходимо добавить значения для выбранных на предыдущих этапах параметров. Для этого необходимо нажать кнопку Добавить условия и указать значения.

После того как заполнены условия акции, требуется указать бонусный товар и его количество, который будет выдаваться в случае выполнения условий акции. Для данного типа акции доступна вариативность:

1. И - при выполнении условий акций ТТ получит несколько бонусных товаров;
2. ИЛИ - при выполнении условий акций ТТ может выбрать один из бонусных товаров при оформлении заказа.

После того как выбраны настройки для блока получения, необходимо добавить бонусный товар и его количество. Для этого необходимо нажать Добавить условия и указать значения.

Выбор торговых точек

На втором шаге создания акции необходимы выбрать торговые точки, для которых будет доступна акция.

Для удобства можно использовать быструю фильтрацию торговых точек:

1. Все ТТ - акция будет доступна всем торговым точкам, которые присутствуют в системе на данный момент, а также всем торговым точкам, которые появятся в системе в будущем.
2. Все ТТ, имеющие БП скидки/надбавки - акция будет доступна всем торговым точкам, для которых уже существуют бизнес-правило скидки либо бизнес-правило надбавки.
3. Все ТТ, не имеющие БП скидки/надбавки - акция будет доступна всем торговым точкам, для которых не существуют ни единого бизнес-правила скидки либо бизнес-правила надбавки.

Проверка и подтверждение акции

На третьем шаге необходимо проверить заданные параметры акции и при необходимости вернуться на нужный шаг для исправления. Данный шаг очень важен, так как после запуска акции, она становится недоступной для редактирования.

После сохранения акции она становится доступной в разделе Акции. Для того чтобы запустить акцию, необходимо нажать на соответствующую кнопку.

Продление акции

Для того чтобы продлить акцию, необходимо, находясь в реестре акций, кликнуть на столбец Дата окончания для нужной акции. После этого нужно выбрать новую дату и время завершения, а также подтвердить выбор.

Просмотр акции "глазами" торговой точки

У поставщика есть возможность просмотра акции в том виде, в котором они представлены для торговых точек. Для того чтобы увидеть список акций поставщика глазами клиента, необходимо нажать кнопку Вид для клиента.

Акции поставщика отображаются в интерфейсе торговой точки.

Каждую из акций можно открыть и просмотреть подробную информацию.

Для того чтобы вернуться к интерфейсу поставщика, необходимо нажать на кнопку Вид для поставщика.

Работа с каталогом товаров

В каталоге представлены все товарные позиции, которые доступны в системе. Для более удобного поиска необходимых товаров можно воспользоваться фильтрами:

1. Отображение в каталоге всех созданных товарных карточек
2. Отображение в каталоге только тех товарных карточек, которые были созданы текущим поставщиком
3. Отображение в каталоге только тех товарных карточек, для которых созданы предложения

Создание товара в каталоге

Для того чтобы создать товар, необходимо перейти в раздел Каталог. Далее нажать на иконку + Добавление товара и приступить к созданию товара.

Заполнение основной информации о товаре

На первом шаге необходимо заполнить данные:

1. Добавить фото товара
2. Указать название товара
3. Указать категорию товара
4. Указать бренд товара
5. Указать производителя товара
6. Если товар - алкоголь, следует указать процент алкоголя
7. Требуется выбрать единицу измерения товара
8. Требуется указать базовое количество товара
9. Добавить краткое описание товара

После заполнения этих данных, можно перейти к шагу №2.

Штрих-код и фасовка продукта

На втором шаге создания товара, необходимо заполнить данные:

1. Указать штрих-код товара
2. Выбрать вариант фасовки товара

Добавление и генерирование штрих-кода

У одного товара может быть несколько штрих-кодов, но только один из них будет являться основным. Можно ввести необходимый штрих-код без привязки к формату в поле "Основной", либо сгенерировать штрих-код в международном формате EAN-13 автоматически. Для того чтобы сгенерировать для товара основной штрих-код, требуется выбрать Действие>Сгенерировать новый штрих-код.

Для того чтобы добавить товару дополнительный штрих-код, требуется нажать на кнопку + Добавить штрих-код. Аналогично основному штрих-коду, дополнительный можно ввести вручную или сгенерировать автоматически. Внимание: Количество дополнительных штрих-кодов для товара не ограничено количеством.

Фасовка продукта

Фасовка товара означает его разделение на небольшие (заранее определенные) порции. Для того чтобы задать для товара необходимый вариант фасовки, требуется нажать на кнопку + Добавить фасовку.

Далее необходимо заполнить данные:

1. Выбрать тип фасовки
2. Указать штрих-код для фасовки
3. Указать количество товара в фасовке

Внимание: Единица измерения товара указывается на шаге №1 при создании товара.

Проверка и подтверждение

На третьем шаге необходимо проверить корректность введенных данных и отправить заявку на создание товара на модерацию.

После того, как заявка на создание товара пройдет проверку модератором каталога, товар отобразится в каталоге.

Очередь загрузок прайс-листов

В системе реализован просмотр очереди загрузки предложений. Для того чтобы просмотреть список последних загружаемых предложений, необходимо нажать на кнопку Очередь.

Работа с заказами

В разделе хранится вся информация о заказах клиентов. Все действия по подтверждению, отклонению и редактированию заказов поставщиком происходят в данном разделе. Для удобства добавлена возможность сортировки и поиска по номеру заказа, магазину, статусу заказа, стоимости заказа, дате создания.

Карточка заказа

Для перехода в карточку заказа нажмите на строку с интересующим вас заказом. Все заказы в статусе "Новый" могут быть:

• Подтверждены поставщиком
• Отклонены поставщиком
• Изменены поставщиком (количество продуктов в заказе, набор продуктов в заказе, дата доставки)

Информация о компании поставщика.

В разделе Компания представлена полная информация о поставщике, а также банковские данные. Раздел Компания представлен в виде двух подразделов:

1. Компания
2. Банк

Подраздел Компания

В подразделе отражена все информация о поставщике, а также представлены все настроенные поставщиком бизнес-правила.

Подраздел Банк

В подразделе отражена вся информация о банковском счете поставщика. Возможна проверка баланса на текущем счете, а также возможно изменение банковских данных. Дополнительно есть блок с отображением последней активности в аккаунте, где отображаются все банковские транзакции с привязкой к заказам.

Бизнес-правила

В разделе представлен набор бизнес-правил, которые доступны для поставщика.

Бизнес-правило "Ограничение доступности"

С помощью правила ограничения доступности поставщик может ограничивать доступ ко всем своим предложениям, либо к части предложений. Для того, чтобы создать бизнес правило ограничения доступности необходимо перейти в раздел Бизнес-правила>Ограничение доступности предложений.

Далее необходимо нажать на кнопку "Создание правила ограничения доступности".

Указать название бизнес-правила. Для того чтобы перейти к выбору торговых точек из списка, требуется нажать кнопку Следующий шаг. Для того чтобы выбрать торговые точки на карте, требуется нажать кнопку Следующий шаг на карте.

После выбора торговых точек, на которые будет распространяться бизнес-правило ограничения доступности предложений, требуется выбрать предложение или группу предложений на которые будет распространяться бизнес-правило. Далее следует нажать на кнопку Сохранить. Новое бизнес-правило ограничения доступности создано.

Бизнес-правило "Управление минимальной суммой заказа"

Бизнес-правило управления минимальной суммой заказа реализовано для того, чтобы торговые точки не смогли отправлять поставщику заказы с суммами меньше, чем указанные в бизнес-правиле. Для того чтобы создать бизнес-правило минимальной суммы заказа, необходимо перейти в раздел Бизнес-правила>Управление мин. суммой заказа.

Для того чтобы создать новое бизнес-правило, требуется нажать кнопку Создать правило мин. цены.

На первом шаге создания бизнес-правила необходимо:

1. Указать название бизнес-правила.
2. Указать значение минимальной цены заказа

Далее, для того чтобы перейти к выбору торговых точек из списка, требуется нажать кнопку Следующий шаг. Для того чтобы выбрать торговые точки на карте, требуется нажать кнопку Следующий шаг на карте.

После выбора торговых точек, для которых устанавливается минимальная цена заказа, можно указать товары-исключения. Сумма данных товаров не будет включена в минимальную сумму Заказа.

Бизнес-правило минимальной суммы заказа создано.

Для того чтобы изменить стандартную минимальную сумму заказа для всех торговых точек, на которые не распространяется бизнес-правило мин. суммы, требуется нажать на кнопку Изменить для всех ТТ.

Далее необходимо указать значение минимальной суммы заказа для торговых точек. Нажать кнопку Сохранить.

Для всех торговых точек, на которые не распространяется бизнес-правило, будет установлена минимальная сумма заказа заданная при настройке.

Бизнес-правило "Управление днями доставки".

Бизнес-правило управления днями доставки реализовано для того, чтобы определить возможные дни доставки для различных торговых точек. Для того, чтобы создать бизнес правило управления днями доставки, необходимо перейти в раздел Бизнес-правила>Управление днями доставки.

Для того чтобы создать новое бизнес-правило, требуется нажать кнопку Создать правило дней доставки.

На первом шаге создания бизнес-правила необходимо:

1. Указать название бизнес-правила
2. Выбрать возможные для доставки дни

Далее, для того чтобы перейти к выбору торговых точек из списка, требуется нажать кнопку Следующий шаг. Для того чтобы выбрать торговые точки на карте, требуется нажать кнопку Следующий шаг на карте.

После выбора торговых точек, для которых устанавливаются дни доставки, бизнес-правило будет создано и будет отображено в списке бизнес-правил управления доставкой.

Для того чтобы изменить стандартные дни доставки заказов для всех торговых точек, на которые не распространяется бизнес-правило дней доставки, требуется нажать на кнопку Изменить для всех ТТ.

Далее необходимо указать значение дней доставки заказа для торговых точек. Нажать кнопку Сохранить.

Для всех торговых точек, на которые не распространяется бизнес-правило, будут установлены дни доставки заказа заданные при настройке.

Бизнес-правило "Управление кэшбэком"

При оплате заказов у поставщиков, участвующих в программе Кэшбэк, на счёт торговой точки зачисляется процент стоимости оплаченной покупки. В отличие от обыкновенного кэшбэка, проценты по дифференцированному кэшбэку на разные товары поставщика могут иметь разное процентное значение.

Для того чтобы создать бизнес-правило, требуется под учетной записью администратора перейти в раздел Бизнес-правила>Управление кэшбэком.

Далее, находясь в разделе, необходимо нажать кнопку Создать кэшбэк правило или отредактировать уже созданное ранее правило.

На первом шаге создания бизнес-правила требуется:

1. Указать название бизнес-правила

Для того чтобы перейти к выбору торговых точек из списка, требуется нажать кнопку Следующий шаг. Для того чтобы выбрать торговые точки на карте, требуется нажать кнопку Следующий шаг на карте.

После выбора торговых точек, на которые будет распространяться бизнес-правило дифференцированного кэшбэка, требуется:

1. Выбрать товары, которые будут иметь дифференцированный процент по кэшбэку
2. Указать количественное значение кэшбэка в процентах
3. Нажать кнопку Сохранить

Созданное бизнес-правило дифференцированного кэшбэка отобразится в реестре бизнес-правил кэшбэка.

CRM

В разделе CRM хранится статистика, информация о заказах, клиентах, сотрудниках, а также заявки на регистрацию в системе Smart Satu от торговых точек.

Раздел представлен подразделами:

1. Статистика
2. Заказы
3. Клиенты
4. Сотрудники
5. Задачи
6. Заявки на регистрацию

Статистика

В подразделе отображается статистика по обороту и заказам в разрезе статусов: принят, принят с корректировкой, подтвержден, выполнен.

Дополнительно представлена статистика план-факт и статистика по сотрудникам в разрезе заказов и торговым точкам прикрепленных к ним.

Заказы

В подразделе Заказы хранится полный список заказов.

Для того чтобы просмотреть более подробную информацию по конкретному заказу необходимо открыть его с помощью клика. В детализации заказа есть данные о поставщике, клиенте, а также списке товаров в заказе. Каждый из заказов можно экспортировать в excel или pdf, для последующего вывода на печать.

Клиенты

Подраздел Клиенты разделен на два блока:

1. Клиенты, за которыми закреплены агенты поставщика
2. Полный список всех клиентов без привязки к агентам

Для того чтобы прикрепить торговую точку к нашему агенту необходимо перейти в подраздел Клиенты. Далее необходимо выбрать торговые точки для которых нужна назначить агента. Требуется выбрать необходимого агента из списка и нажать кнопку Прикрепить к сотруднику.

Также в данном разделе можно присвоить Торговой точке UCS-код. Для этого необходимо выбрать нужную ТТ из вкладки Мои клиенты или Клиенты. После выбора нужной ТТ перейти во вкладку Настройки. В поле Дополнительный № задать UCS-код и нажать кнопку Сохранить.

Сотрудники

В подразделе Сотрудники находится полный список всех сотрудников поставщика. Поставщику доступно создание сотрудников с ролями:

1. Менеджер по работе с поставщиками
2. Агент поставщика
3. Супервайзер

Для того чтобы создать нового сотрудника необходимо воспользоваться кнопкой Новый сотрудник. Далее необходимо заполнить открывшуюся форму данными сотрудника.

Задачи

В данном подразделе находятся планы менеджеров по обороту денежных средств в месяц. Для того чтобы создать новый план для сотрудника, необходимо использовать кнопку Создать план факт.

Далее необходимо заполнить форму данными:

1. Выбрать сотрудника
2. Указать численное значение оборота, которое требуется выполнить сотруднику
3. Указать тип плана
4. Выбрать месяц на который задается план
5. Указать комментарий к плану

Заявки на регистрацию

В данном подразделе находятся заявки на регистрацию в системе Smart Satu от торговых точек. Если торговая точка при регистрации указала, что поставщик является проверенным, то данному поставщику придет его анкета на верификацию (подтверждение).

Для того чтобы подтвердить или отклонить заявку на регистрацию поставщику необходимо открыть нужную заявку в статусе "На верификации". Далее необходимо:

1. По-возможности дополнить поля анкеты торговой точки.
2. Проверить достоверность информации указанной торговой точкой при регистрации.